En affärsplan är mer än ett dokument till banken. Rätt skriven blir den ett arbetsverktyg som hjälper företaget genom det första året, när besluten är många och marginalerna ofta små.
Många nya företagare ser affärsplanen som en formalitet som ska bockas av innan verksamheten kan börja på riktigt. I praktiken är det tvärtom. Arbetet med planen tvingar fram svar på frågor som annars kommer upp först när det redan är bråttom, till exempel vem kunden är, vad produkten ska kosta och hur länge pengarna räcker. Ett genomarbetat underlag gör det också lättare att känna igen vanliga misstag att undvika när du startar företag, som att underskatta kostnaderna eller överskatta hur snabbt försäljningen kommer i gång.
En affärsplan behöver inte vara lång. Det viktiga är att innehållet är genomtänkt, ärligt och bygger på fakta så långt det går. En plan på tio sidor som används är mer värd än en på femtio som ligger i en låda.
Grunden i planen
De flesta affärsplaner följer en liknande struktur. Delarna hänger ihop, och en förändring i en del påverkar ofta de andra.
Affärsidé och målgrupp
Affärsidén beskriver vad företaget erbjuder, till vem och varför kunden ska välja just det. Den bör gå att formulera på några meningar. Om det är svårt kan det vara ett tecken på att idén behöver bearbetas mer innan resten av planen skrivs.
Målgruppen ska vara så konkret som möjligt. Det räcker sällan att skriva att alla kan vara kunder. Beskriv i stället vilka som har störst behov av erbjudandet, var de finns, hur de fattar köpbeslut och vad de är beredda att betala. Samtal med tänkbara kunder ger ofta mer kunskap än antaganden vid skrivbordet.
Konkurrensanalys
Nästan alla marknader har konkurrenter, även om de inte alltid erbjuder exakt samma sak. Kunden kan välja en annan leverantör, en annan typ av lösning eller att inte köpa alls. En konkurrensanalys kartlägger vilka alternativ som finns, hur de prissätter och vad de gör bra och mindre bra. Utifrån det blir det lättare att beskriva vad som gör det egna erbjudandet unikt och hur företaget ska nå ut.
Siffrorna som avgör
Den ekonomiska delen är ofta den som nya företagare tycker är svårast, men också den som spelar störst roll för om företaget överlever det första året.
Budget
Budgeten visar vilka intäkter och kostnader företaget räknar med. Börja med kostnaderna, eftersom de oftast är lättare att uppskatta. Räkna med fasta kostnader som hyra, försäkringar, telefoni och programvara, och rörliga kostnader som inköp och frakt. Glöm inte egen lön, skatter och avgifter. Intäkterna bör bygga på realistiska antaganden om antal kunder och pris, och det är klokt att räkna på både ett försiktigt och ett mer positivt scenario.
Likviditetsprognos
Ett företag kan gå med vinst på papperet och ändå få slut på pengar. Det beror på att intäkter och kostnader sällan kommer samtidigt. Kunder betalar ofta mot faktura med trettio dagars kredit, medan leverantörer, hyresvärd och Skatteverket vill ha betalt i tid. Likviditetsprognosen visar månad för månad hur mycket pengar som kommer in och går ut, och hur stor kassan är vid varje månadsslut. Den visar också i god tid om företaget behöver finansiering, till exempel ett lån eller en kredit.
För den som driver aktiebolag finns dessutom regler om eget kapital att hålla koll på. Med en löpande prognos blir det lättare att se hur ekonomin utvecklas och agera innan problemen växer.
En plan som lever
En affärsplan skrivs utifrån det man vet när den skrivs. Verkligheten förändras snabbt under det första året. Kunderna reagerar kanske annorlunda än väntat, kostnaderna blir högre eller en ny konkurrent dyker upp. Därför bör planen ses över regelbundet.
Ett bra sätt är att jämföra utfallet med budgeten varje månad. Stora avvikelser är en signal om att något behöver justeras, antingen i verksamheten eller i antagandena. Några frågor att återkomma till:
- Stämmer bilden av målgruppen med de kunder som faktiskt köper?
- Är priserna rätt satta i förhållande till kostnader och konkurrenter?
- Räcker kassan för de kommande tre till sex månaderna?
- Vilka aktiviteter har gett resultat och vilka bör prioriteras ned?
Planen fungerar också som underlag i samtal med bank, revisor och tänkbara samarbetspartner. Den visar att företagaren har tänkt igenom verksamheten och förstår sina siffror. Verksamt, som drivs av flera myndigheter tillsammans, erbjuder mallar och vägledning för den som vill ha stöd i arbetet.
Den som tar sig tid att uppdatera planen löpande får efter hand ett allt säkrare underlag för sina beslut. Varje månad ger nya erfarenheter om kunder, priser och kostnader, och de kunskaperna blir en tillgång när företaget ska växa, anställa eller ta sig an nya marknader.